4 tips voor een agile Microsoft Teams project

4 tips voor een agile Microsoft Teams project

 Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams, ook wel vaker afgekort als gewoon Teams, is een samenwerkingsplatform van Microsoft en onderdeel van het Office 365 pakket. Het is de gemakkelijkste en meest verkozen tool om binnen organisaties een sterke communicatie op te bouwen. Een groot voordeel van Teams is de implementatie van de vele applicaties die het platform ontelbare mogelijkheden geven voor projectmanagement.

Ook binnen de Howest is de norm om te werk te gaan met Microsoft Teams. Alle online lessen worden in streamings op Teams gegeven en de meeste communiceren met hun groep via teams. Deze groepen hebben vrij veel een project gekoppeld aan zich en dit is precies waar ik op wil inspelen met dit blogbericht.

 Leap Digital

Ons huidig ruggengraatproject is Leap Digital. DIt is een platform waar we KMO’s en startups een eenvoudige manier willen aanbieden om een online versie van hun winkel te maken. We voorzien talloze vergelijkingen, recensies en ook een stappenplan hoe dit precies zou te werk moeten gaan. Binnen ons team in Leap zitten we met 4 mensen in totaal en dit is natuurlijk niet altijd even makkelijk werken. Werken binnen een team vraagt heel wat communicatie en afspraken en dat is precies waar het Lean gedeelte zijn vruchten afgeefd.

 Waarom Lean?

Bij het te werk gaan op een Lean manier gaat alles en iedereen binnen een onderneming aan de slag met de waarde voor de klant als belangrijkst aspect. Alle processen die gebeuren binnen de organisatie moeten dus een toegevoegde waarde leveren aan de eindgebruiker. 

Door deze manier van denken te hanteren binnen projectmanagement krijgt de klant uiteindelijk maximale toegevoegde waarde aan een minimale inspanning. De kwaliteit van het dienst of product verbeterd, doorlooptijden worden verkort en ook kosten verminderen drastisch.

Momenteel gebruiken wij binnen Leap Digital het projectmanagement systeem Jira. Hier hebben we al enkele sprints doorgaan en vinden het als team een gemakkelijk tool om productiviteit te verhogen.

Lean aan de slag in Teams

Het verwerken van Lean in Microsoft Teams was essentieel voor ons als team. Al onze communicatie binnen het project verliep langs dit kanaal en dit willen we dan ook niet snel veranderen. 

Het gemakkelijke aan Teams is dat er natuurlijke talloze implementatie-mogelijkheden zijn met verschillende applicaties waaronder natuurlijk alle projectmanagement applicaties. Hieronder bespreken we de 5 tips die ik jullie wil meegeven:

Tip 1: Projectmanagement Software linken

Zoals voordien aangehaald zijn er in teams talloze opties in applicaties. We vinden dan ook elk projectmanagement software die er is tussen deze app’s. Zoek jouw software op tussen de lijst van applicaties en voeg deze toe aan jouw groep. 

Het linken van deze software aan Microsoft Teams moet gebeuren door een administrator maar daarna is het toegankelijk voor alle leden van het team.

Het toegankelijk maken van deze software op dezelfde plaats waar alle conversaties, meetings en bestanden zich bevinden is een groot voordeel binnen teamwerk. Het geeft het team een overzichtelijke project waar alles zich op één plaats bevind en waar ze niet steeds naar andere platformen moeten gaan om een volledig overzicht te verkrijgen van het projecft.

Tip 2: Scrum Poker linken

Met deze tweede tip willen ik het projectmanagement nogmaals gemakkelijker maken. Telkens bij het creëren van nieuwe issues is het nodig van een Scrum Poker te doen om te weten wat het team juist denkt over die bepaalde opdracht. Ze bepalen zo hoeveel tijd en werk dit precie zou innemen en dit is dan ook en cruciaal deel van Lean prokectmanagement.

Binnen Teams kan je opnieuw eenvoudig een applicatie linken aan je team die deze hele regeling voor jou maakt. Het enigste dat moet worden voorzien is de issue en dan kunnen de leden van start gaan met het stemmen. 

De applicatie noemt simpelweg Scrum Poker, het is helemaal gratis en heel gemakkelijk om mee te werken.

Tip 3: OneNote Notities

Lean werken betekent met verschillende stakeholders samenwerken aan een project. 

Gesprekken tussen stakeholders en ontwikkelaars is heel waardevol en hieruit ontstaan er een tal van opportuniteiten voor de ondermingen om op in te spelen. Veel van deze gesprekken zullen dan ook online plaatsvinden en dus is het belangrijk om een notitie applicatie te koppelen aan je Teams kanaal.

Hier kan je gemakkelijk notities maken en categoriseren onder secties gerelateerd aan het onderwerp. Dit geeft het team opnieuw een overzichtelijke manier van werken en steeds een houvast bij het aanmaken van nieuwe issues.

Tip 4: Retrospectives met Teamworki

Binnen een Lean Team is het belangrijk dat iedereen goed kan samenwerken en elkaar motiveerd.

Voor een optimale samenwerking is het belangrijk dat de sfeer en omgang van het team goed zit. Dit is waar Teamworki elk team in begeleidt. Deze app geeft je de functionaliteit waarbij je retrospectives, daily standups en one-on-one meetings kunt organiseren binnen het team. 

The lean Way

Lean werken is een echte must voor hedendaagse elke onderneming. Het zorgt voor optimale toegevoegde waarde,  meer productiviteit en transparantie. Deze tips maken het projectmatig werken binnen Teams veel toegankelijker en is iets wat wij nog steeds gebruiken.

Bronnen:

 

The Five Principles of Lean. (z.d.). The Lean Way. Geraadpleegd 11 mei 2021, van https://theleanway.net/The-Five-Principles-of-Lean
 
Videovergaderingen, vergaderingen, bellen | Microsoft Teams. (z.d.). Geraadpleegd 11 mei 2021, van https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-teams/group-chat-software
 
Jira | Issue- en projecttraceringssoftware | Atlassian. (z.d.). Geraadpleegd 11 mei 2021, van https://www.atlassian.com/nl/software/jira
 
Managing projects with teams, channels, and apps. (z.d.). Geraadpleegd 11 mei 2021, van https://www.linkedin.com/learning/managing-projects-with-microsoft-teams/managing-projects-with-teams-channels-and-apps
 

 

Geef een antwoord